Kalenterisiivousta Kon-Marin keinoin

Luen paraikaa Kon-Mari -kirjaa kodin järjestämisestä. Asia on meille ajankohtainen töissäkin, sillä Helsingin toimipisteemme muuttaa kesän aikana. Kaikkihan me tiedämme, kuinka muuton aikana ihminen tuppaa pakkaamaan tavaroitaan pahvilaatikoihin vain löytääkseen ne seuraavan muuton yhteydessä. Päätin soveltaa systeemiä myös aikataulujeni järjestämiseen.

Kon-Marissa on kolme vaihetta: motivaatio, karsiminen ja järjestäminen.

Miksi tämä on tärkeää?

Kuten kaikella toiminnalla, ensin pitää olla visio: Miksi tämä on minulle tärkeää? Kon-Marissa ohjataan kysymään itseltään vähintään kolme kertaa ”miksi?” ennen kuin pääsee varsinaisen juurisyyn lähteelle. Kokeillaanpas esimerkillä.

Miksi haluan saada aikatauluni järjestykseen?

  1. Koska haluan saada enemmän aikaan.
  2. Koska arvostan vapaa-aikaani.
  3. Koska ainainen kiire työelämässä on mielestäni noloa.

Yritetäänpäs selvittää kolmannen kohdan perimmäinen juurisyy: Miksi ainainen kiire on mielestäni noloa? Koska se kertoo siitä, että ei osaa pitää työtään hallinnassa. Miksi on tärkeää pitää työnsä hallinnassa? Koska se on osa työtä ja kertoo omasta asiantuntijabrändistäni. Mutta miksi asiantuntijabrändini on minulle tärkeää? Koska se auttaa minua valitsemaan suunnan työelämässä ja osoittaa, mitä haluan edustaa. Omaan brändiini ei lukeudu turhantärkeily. Miksi tämä on minulle tärkeää? Koska asiantuntijabrändäys on yksi valitsemistani perustehtävistäni ja inspiroi minua työssäni.

Tärkein vaihe siivouksessa: Karsi, karsi, karsi

Kirjan suurin painopiste koskee esineistä luopumisen vaikeutta ja karsimisjärjestystä. Kon-Marissa suositellaan seuraavaa järjestystä: vaatteet, kirjat, paperit, sekalaiset ja muistot. Suurin osa menee vikaan siinä, että järjestää kotinsa tila kerrallaan, jolloin ei tule nähneeksi esimerkiksi kaikkia vaatteitaan kerralla. Olennaista on myös tehdä siivousprojekti vain kerran vuosittaisen kevätsiivouksen sijaan. Ensin kannattaa kuulemma aloittaa niistä asioista, jotka eivät ole ajankohtaisia. Jos aloitan kotini Kon-Mari -projektin kesälomalla, aloitan siis kokoamalla kaikki vaatteeni olohuoneeseen (levittäytyen luultavimmin ruokapöydälle) ja karsimalla ensimmäiseksi talvivaatteita.

Mitä ovat kalenterin helpot karsittavat tapahtumat? Luokitteluina voisi olla esimerkiksi johtoryhmien, projektiryhmien ja tiimien toistuvat kokoukset, statuspalaverit, partneritapaamiset, asiakastapaamiset, verkostoitumistapahtumat. Kirjassa suositellaan miettimään esineiden osalta vain yhtä kysymystä: Tuoko tämä minulle iloa? Ehkä sama menetelmä toimisi myös kokouksiin ja muihin menoihin. Työnkin on tarkoitus tuottaa iloa, ja esimerkiksi asioiden eteneminen mahdollisimman tehokkaasti varmasti tuo. Kuinka usein kokous kuitenkaan on tehokkain vaihtoehto saada asioita etenemään?

Moni meistä kutsuu työkavereitaan kokouksiin vain kohteliaisuussyistä. Samoihin kokouksiin osallistuu (näennäisesti) henkilöitä, joilla ei ole aikomustakaan (saati valmiuksia) päätöksiä – vain sen tähden, että tuli kutsutuksi. ”Kyllähän se rooli selviää sitten kokouksessa”, olen kuullut sanottavan. Jos ei ymmärrä omaa rooliaan, kannattaa reilusti kieltäytyä osallistumasta.

Mihin kokoukselle järjestetään tilaa?

Kun kokoukset on saanut luokiteltua ja karsittua, niille pitää löytää tilaa kalenterista. Mieti, mikä on teillä totuttu minimipituus. Voisiko se olla tunnin sijaan esimerkiksi 20 minuuttia? Valtaosa kokoustamiseen käytetystä ajasta kuluu asioihin, jotka hoituisivat paremmin muilla tavoin. Älä siis tyydy heti varaamaan kolmea hyllyä, jos hyvällä organisoinnilla tarvitset vain puolikkaan.

Toiset kokoukset kannattaa järjestää nokatusten, toiset hoituvat tehokkaammin verkon välityksellä. Paikkaa tulemme kenties miettineeksi, mutta entä ajankohtaa? Voisiko esimerkiksi toisen työmatka tai siirtymät olla sopivaa aikaa kokoukselle? Harva voi sanoa tuntevansa kaikkien työkavereidensa päivärytmin. Sopiiko kokouksellenne paremmin työviikon viimeinen tunti vai tiistai-iltapäivä? Jos lähdet vain pöhkönä etsimään yhteistä aikaa, olet jo kalenterin armoilla. Älä ole.

Viisi vinkkiä vilinän vastustajalle

  1. Etsi itsellesi tärkeä syy saattaa aikataulusi kerralla hallintaasi.
  2. Kirjaa viikkoaikataulusi ja etsi tiimisi kanssa ajat, jolloin kaikki ovat parhaimmillaan.
  3. Kokeile lyhyitä kokouksia, eri toteutusmuotoja ja ajankohtia.
  4. Kieltäydy kokouksista, joissa et näe omaa rooliasi tarpeelliseksi.
  5. Nauti hetkestä ja levosta.

Kiireetöntä kesää!


Hani Olsson

Hani opettelee jättämään kalenteriaan väljäksi ja haluaa tunnistaa, koska on oikeasti kiire. Hän on oppinut eniten priorisointia etenkin tuotteiden takaisinvetoon liittyvän kriisiviestinnän yhteydessä, jolloin priorisointi on helppoa: Jos kukaan ei ole kuolemassa, työn voi jättää tekemättä. Hän muistuttaa (etenkin itseään) myös siitä, että oikeasti tärkeät asiat ovat muualla.

Tutustu myös Johtamistaidon opisto JTO:n kiireenkesytys ja itsensä johtaminen ja stressin hallinta koulutuksiin >>

Like and share with your friends:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on PinterestEmail this to someone