Kun työ muuttuu: työkaluja uudistuvaan työarkeen

PÄIVÄN TAVOITE:  

Osallistujalle syntyy ymmärrys siitä, että kaikki muutokset eivät ole samanlaisia, jolloin myöskään niitä ei kannata toteuttaa samalla tavalla. Usein uudistumisessa on keskeistä, että opitaan tunnistamaan, millaisessa tilanteessa organisaatio, työyhteisö tai yksittäinen ihminen on ja mikä toimintatapa juuri siihen tilanteeseen sopii. 

Päivän jälkeen osallistuja osaa vastata paremmin kysymyksiin:  

• Millaisia asioita olen viemässä eteenpäin ja mitä se tarkoittaa käytännössä? 

• Onko kyse uuden toimintatavan käyttöönotosta, toiminnan kehittämisestä, uuden asian oppimisesta, vanhasta poisoppimisesta, toimintakulttuurin uudistamisesta? 

• Mitä tämä tarkoittaa oman kehittymistavoitteeni näkökulmasta?  

Päivän keskeinen oivallus: Kaikkia uudistuksia ei voi toteuttaa samalla kaavalla. Joskus tarvitaan selkeä suunnitelma ja vaiheittainen käyttöönotto, joskus taas kokeiluja, osallistamista ja yhdessä oppimista.

1. Uudistumisen paineet omassa työssä

Työelämä muuttuu jatkuvasti. Asiakkaiden odotukset, teknologia, toimintaympäristö ja työn tekemisen tavat kehittyvät samaan aikaan. 

Päivän aikana vahvistetaan ymmärrystä siitä, millaisia uudistumispaineita omassa työssä ja toimintaympäristössä on. 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitkä muutokset vaikuttavat omaan työhöni? 

• Mitä odotuksia asiakkailla, käyttäjillä ja sidosryhmillä on? 

• Miksi toimintatapoja täytyy uudistaa? 

• Mitä hyötyä uudistumisella tavoitellaan? 

• Mitä tapahtuu, jos mitään ei tehdä? 

• Mistä tunnistamme onnistumisen? 

Harjoitus 

2. Millainen uudistaja olen?

Uudistukset haastavat myös meitä itseämme. 

Päivän aikana tarkastellaan omaa toimintatapaa ja suhdetta uusiin tilanteisiin. 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Omat vahvuuteni uudistustilanteissa 

• Omat kehittämiskohteeni 

• Miten toimin epävarmuuden keskellä? 

• Miten suhtaudun muutoksiin ja uusiin toimintatapoihin? 

• Miten paine näkyy omassa toiminnassani? 

• Millainen uudistaja olen? 

Harjoitus

3. 3. Erilaiset muutokset vaativat erilaisia toimintatapoja

Päivän aikana tutustutaan erilaisiin näkökulmiin ja malleihin uudistumisen ymmärtämiseksi. 

Esimerkkejä tarkasteltavista näkökulmista: Kotterin muutosmalli, ADKAR, Bridgesin siirtymämalli, adaptiivinen muutos, systeeminen ajattelu 

Tavoitteena ei ole opetella malleja ulkoa tai löytää yhtä oikeaa toimintatapaa. 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Millainen oma kehittämistehtäväni on? 

• Mitä siinä yritetään saada aikaan? 

• Mikä tekee siitä haastavan? 

• Miten ihmiset liittyvät onnistumiseen? 

• Mitä näkökulmia eri mallit tuovat oman tilanteeni ymmärtämiseen? 

• Mikä lähestymistapa voisi toimia juuri tässä tilanteessa? 

4. Oman kehittämiskohteen tilannekuva 

Jokainen osallistuja tarkastelee ohjelman aikana työstettävää kehittämiskohdettaan. 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitä olemme yrittämässä saada aikaan? 

• Mikä on kehittämiskohteen tavoite? 

• Mitkä asiat ovat jo tiedossa? 

• Mitä emme vielä tiedä? 

• Keiden toimintaan uudistus vaikuttaa? 

• Mitkä tekijät voivat tukea onnistumista? 

• Mitkä tekijät voivat estää onnistumista? 

Harjoitus 

Välitehtävä 

Oman kehittämissuunnitelman työstäminen päivän aikana syntyneiden havaintojen avulla.   

Pohdi erityisesti: 

• Mitä olen oppinut kehittämiskohteestani? 

• Miten kuvaisin sen luonnetta tällä hetkellä? 

• Mitkä asiat vaativat vielä lisäymmärrystä? 

• Mitä haluan selvittää ennen seuraavaa lähijaksoa? 

PÄIVÄN TAVOITE:  

Vahvistetaan ymmärrystä, että uudistukset eivät onnistu välttämättä hyvien suunnitelmien vaan ihmisten kautta. 

Päivän jälkeen osallistuja osaa paremmin vastata kysymyksiin: 

• Miksi osa innostuu, osa odottaa ja osa vastustaa? 

• Miten saan ihmiset mukaan? 

• Miten ylläpidän työyhteisön toimintakykyä silloin, kun työssä tapahtuu paljon samanaikaisia muutoksia?
   

Päivän keskeinen oivallus: Uuden toimintatavan käyttöönotto ei ole ensisijaisesti tiedon siirtämistä vaan ihmisten auttamista muuttamaan omaa toimintaansa. 

1. Miksi ihmiset eivät aina lähde mukaan?

   Vaikka uudistus olisi perusteltu, ihmiset eivät välttämättä toimi odotetulla tavalla. 

Päivän aikana vahvistetaan ymmärrystä siitä, miksi uudet toimintatavat joskus etenevät helposti ja joskus jäävät paikalleen. 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mikä saa ihmiset innostumaan? 

• Mikä saa ihmiset odottamaan? 

• Mikä saa ihmiset vastustamaan? 

• Miksi hyväkin idea voi jäädä toteutumatta? 

• Mitä omassa kehittämiskohteessani tapahtuu juuri nyt? 

Harjoitus

2. Erilaiset ihmiset reagoivat eri tavoin

Kaikki eivät tarvitse samanlaista viestintää, ohjausta tai osallistamista. 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• Erilaisia tapoja suhtautua uudistuksiin 

• Omien oletusten vaikutusta ihmisten kohtaamiseen 

• Kuuntelemisen taitoa 

• Valmentavaa keskustelua käytännössä 

• GROW-ajattelun hyödyntämistä arjen keskusteluissa 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Miten yleensä kohtaan epävarmuutta? 

• Miten reagoin kritiikkiin? 

• Osaanko kuunnella vai alan helposti perustella? 

• Milloin ihminen tarvitsee tietoa, milloin tukea? 

Harjoitus

3. Toimintakyky muutosten keskellä

Ihmiset eivät väsy muutoksiin vaan usein epäselvyyteen, jatkuvaan keskeneräisyyteen ja kokemukseen siitä, ettei tilanteeseen voi vaikuttaa. 

Päivän aikana vahvistetaan ymmärrystä: 

• Kuormituksen lähteistä 

• Muutosturvallisuudesta 

• Psykologisesta turvallisuudesta 

• Luottamuksen rakentamisesta 

• Työyhteisön toimintakyvyn ylläpitämisestä 

Tarkastellaan erityisesti: 

• Mitä pysyy? 

• Mistä luovutaan? 

• Mitä tulee tilalle? 

• Mitä ihmiset tarvitsevat voidakseen onnistua? 

Harjoitus 

4. Tunnista avainhenkilöt ja rakenna tuki ympärillesi

Uudistuksia ei viedä käytäntöön yksin. 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• Keiden sitoutuminen on onnistumisen kannalta tärkeintä? 

• Ketkä vaikuttavat mielipiteisiin työyhteisössä? 

• Ketkä toimivat virallisina ja epävirallisina vaikuttajina? 

• Missä vaiheessa eri ryhmät kannattaa ottaa mukaan? 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Kuka voi auttaa? 

• Kuka voi hidastaa? 

• Mitä osaamista tarvitaan? 

• Millaista tukea tarvitsen itse? 

Harjoitus 

VÄLITEHTÄVÄ 

Työstä omaa kehittämiskohdettasi päivän aikana saatujen työkalujen avulla.

PÄIVÄN TAVOITE:  

Vahvistaa ymmärrystä, että onnistuminen ei synny pelkästään hyvästä suunnitelmasta vaan kyvystä viedä suunnitelma käytäntöön. 

Päivän jälkeen osallistujat osaavat vastata hieman paremmin kysymyksiin: 

• Miten oma kehittämiskohteeni etenee käytännössä? 

• Mitkä asiat voivat estää onnistumisen? Miten voin edistää onnistumista? 

• Miten varmistan, että uudistus ei jää hyväksi aikeeksi? 

Päivän keskeinen oivallus on: Toimeenpano ei ole yksittäinen vaihe projektin lopussa vaan jatkuvaa suunnan tarkentamista, oppimista ja yhteistyötä. Kyse ei ole täydellisen suunnitelman rakentamisesta, vaan riittävän selkeän etenemissuunnitelman luomisesta, jota voidaan päivittää tilanteen muuttuessa. 

1. Miten oma kehittämiskohteeni etenee?

   Kun tavoite on kirkastunut ja ihmiset on tunnistettu, on aika rakentaa etenemispolku. Kaikki uudistukset kohtaavat matkalla esteitä, yllätyksiä ja uusia kysymyksiä. Siksi suunnittelun tavoitteena ei ole ennustaa kaikkea, vaan tunnistaa onnistumisen kannalta tärkeimmät asiat. 

Päivän aikana rakennetaan omaa kehittämiskohdetta tukeva etenemiskartta. 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitä olemme yrittämässä saada aikaan? 

• Mitä tapahtuu ensimmäisenä? 

• Mitä tapahtuu sen jälkeen? 

• Mitkä asiat ovat kriittisiä onnistumiselle? 

• Mitkä asiat voivat pysäyttää etenemisen? 

Harjoitus

2. Tunnista pullonkaulat ajoissa

Haasteet eivät yleensä johdu huonosta tavoitteesta vaan siitä, että esteitä ei tunnisteta ajoissa. 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• yleisimpiä käyttöönoton esteitä 

• epäselvien vastuiden vaikutuksia 

• resurssihaasteita 

• ristiriitaisia odotuksia 

• riippuvuuksia muihin ihmisiin tai toimintoihin 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Missä oma kehittämiskohteeni voi jumittua? 

• Mitkä riskit ovat todennäköisimpiä? 

• Miten voin varautua niihin? 

Harjoitus 

3. Mikä on oman uudistukseni ydin?

Moni hyvä kehittämisidea epäonnistuu, koska ihmiset eivät ymmärrä mitä tavoitellaan. 

Jos et itse pysty kuvaamaan kehittämiskohdettasi yksinkertaisesti, muiden on vielä vaikeampi sitoutua siihen. 

Päivän aikana harjoitellaan kiteyttämään: 

• Mikä on ongelma? 

• Mitä haluamme saavuttaa? 

• Miksi tällä on merkitystä? 

• Mitä hyötyä tästä syntyy ihmisille? 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitä olen oikeastaan viemässä eteenpäin? 

• Miksi tämä on tärkeää? 

• Miten perustelen tämän eri kohderyhmille? 

Harjoitus 

4. Rakenna tukea ympärillesi

Harva onnistuu viemään uudistuksia eteenpäin yksin. 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• kuinka rakennetaan tukea omalle kehittämiskohteelle 

• miten erilaiset sidosryhmät huomioidaan 

• kuka kannattaa ottaa mukaan missäkin vaiheessa 

• miten yhteinen suunta syntyy 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Keitä tarvitsen onnistumiseen? 

• Kenen tuki on välttämätöntä? 

• Mitä keskusteluja minun pitää käydä seuraavaksi? 

Harjoitus 

5. Mistä tiedämme, että olemme onnistuneet?

Uudistus onnistuu vasta silloin, kun jotain tapahtuu käytännössä. 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• mitä onnistuminen tarkoittaa omassa kehittämiskohteessa 

• mitä kannattaa mitata 

• mitä kannattaa seurata 

• miten edistymistä tehdään näkyväksi 

Harjoitus 

VÄLITEHTÄVÄ 

Työstä omaa kehittämiskohdettasi päivän aikana saatujen työkalujen avulla.

PÄIVÄN TAVOITE:  

Vahvistaa ymmärrystä siitä, että käyttöönotto onnistuu vasta silloin, kun ihmiset alkavat toimia arjessa uudella tavalla.  

Päivän jälkeen osallistuja osaa paremmin vastata kysymyksiin: 

• Miten saan ihmiset mukaan? 

• Miten viestin niin, että ihmiset ymmärtävät miksi uudistusta tehdään? 

• Miten teen etenemisen näkyväksi ja ylläpidän sitoutumista?

Päivän keskeinen oivallus: käyttöönotto ei tapahdu tiedottamalla. Ihmiset sitoutuvat paremmin silloin, kun he ymmärtävät tavoitteet, kokevat voivansa vaikuttaa ja näkevät edistymisen omassa arjessaan. 

1. Miten ihmiset saadaan mukaan käytännössä?

Kaikki eivät suhtaudu uudistuksiin samalla tavalla. 

Toiset innostuvat nopeasti, toiset tarvitsevat aikaa, osa haluaa lisää tietoa ja osa haluaa nähdä konkreettisia tuloksia ennen sitoutumistaan. 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• Erilaisia vaikuttajatyylejä 

• Epävirallisten vaikuttajien merkitystä 

• Sitoutumisen rakentumista 

• Luottamuksen merkitystä käyttöönotossa 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Ketkä vaikuttavat mielipiteisiin omassa työyhteisössäni? 

• Ketkä kannattaa saada mukaan ensimmäisenä? 

• Ketkä voivat auttaa eteenpäin viemisessä? 

• Ketkä tarvitsevat erityistä tukea tai keskustelua? 

Harjoitus

2. Miten viestin niin, että ihmiset ymmärtävät?

Hyväkään uudistus ei etene, jos ihmiset eivät ymmärrä mitä tavoitellaan tai miksi asia on tärkeä. 

Päivän aikana vahvistetaan ymmärrystä: 

• Mitä ihmiset haluavat tietää? 

• Milloin viestiä? 

• Miten puhua keskeneräisyydestä? 

• Miten viestiä silloin, kun kaikkea ei vielä tiedetä? 

• Kuinka rakentaa yhteistä suuntaa? 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitä minun pitää kertoa? 

• Mitä minun pitää kuunnella? 

• Mitä asioita kannattaa toistaa? 

• Mitä asioita ihmiset kysyvät juuri nyt? 

Harjoitus

3. Tee eteneminen näkyväksi

Ihmiset sitoutuvat helpommin silloin, kun he näkevät edistymistä. 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• Pienten onnistumisten merkitystä 

• Edistymisen näkyväksi tekemistä 

• Oppimisen näkyväksi tekemistä 

• Onnistumisista puhumista 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitä myönteisiä merkkejä on jo nähtävissä? 

• Mitä kannattaa nostaa esiin? 

• Miten vahvistamme uskoa onnistumiseen? 

Harjoitus 

4. Osallista ja mahdollista vaikuttaminen

Sitoutuminen syntyy harvoin pelkästään viestinnällä. 

Ihmiset haluavat tulla kuulluiksi ja ymmärtää, miten he voivat vaikuttaa omaan työhönsä. 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• Milloin osallistaminen tuo lisäarvoa? 

• Milloin tarvitaan päätöksiä? 

• Erilaisten työpajojen hyödyntäminen 

• Keskustelun fasilitointi 

• Kuulluksi tulemisen kokemuksen rakentaminen 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitkä asiat vaativat osallistamista? 

• Mitkä asiat on jo päätetty? 

• Miten luon rakentavaa keskustelua? 

Harjoitus

5. Miten varmistamme, että uusi toimintatapa jää elämään?

Käyttöönotto ei pääty ensimmäiseen onnistumiseen. 

Todellinen onnistuminen näkyy silloin, kun uusi tapa muuttuu normaaliksi tavaksi toimia. 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• Uusien toimintatapojen vakiinnuttamista 

• Seurantaa ja palautetta 

• Oppimisen tukemista 

• Arjen rakenteiden merkitystä 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Miten uusi toimintatapa pysyy käytössä? 

• Mitä pitää seurata? 

• Mistä tiedämme, että toiminta on aidosti muuttunut? 

Harjoitus 

VÄLITEHTÄVÄ Päivitä oma kehittämissuunnitelmasi päivän aikana tehtyjen havaintojen pohjalta. 

PÄIVÄN TAVOITE:  

Osallistuja tunnistaa, mitä hän on oppinut oman kehittämiskohteensa toteuttamisesta, ihmisten mukaan saamisesta sekä uusien toimintatapojen käyttöönotosta. 

Päivän aikana osallistujien kokemukset, onnistumiset, haasteet ja oivallukset tehdään näkyviksi koko ryhmän yhteiseksi oppimiseksi. Samalla pysähdytään tarkastelemaan millaisia valmiuksia jatkuvasti muuttuva työelämä tulevaisuudessa edellyttää yksilöiltä, tiimeiltä ja organisaatioilta. 

Päivän jälkeen osallistujat osaavat vastata paremmin kysymyksiin: 

• Mitä olen oppinut omasta ja muiden kehittämiskohteista? 

• Mitä olen oppinut ihmisistä ja uusien toimintatapojen käyttöönotosta? 

• Miten voin auttaa työyhteisöä onnistumaan myös tulevissa uudistuksissa? 

• Miten ylläpidän omaa toimintakykyäni epävarmuuden keskellä? 

• Millaisia valmiuksia tarvitsen tulevaisuuden työelämässä? 

Päivän keskeinen oivallus: Yksittäiset kehittämishankkeet alkavat ja päättyvät, mutta uudistuminen jatkuu. Tulevaisuudessa tärkeää ei ole vain kyky toteuttaa yksi onnistunut muutos, vaan kyky havainnoida toimintaympäristöä, oppia jatkuvasti, auttaa ihmisiä eteenpäin epävarmuudessa ja rakentaa työyhteisön valmiutta kohdata uusia tilanteita yhdessä. 

1. Omat ja muiden oivallukset näkyviksi

Jokainen osallistuja on kulkenut ohjelman aikana omanlaisensa kehittämismatkan. 

Päivän aikana pysähdytään tarkastelemaan: 

• Mitä lähdin ratkaisemaan? 

• Mitä matkan aikana tapahtui? 

• Mikä onnistui? 

• Mikä yllätti? 

• Mitä opin ihmisistä? 

• Mitä opin itsestäni? 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitä osaan nyt paremmin kuin ohjelman alussa? 

• Mitkä oivallukset muuttivat omaa ajatteluani? 

• Mitkä kokemukset voivat auttaa muita osallistujia? 

Harjoitus

2. Ryhmän yhteinen oppiminen

Erilaisista organisaatioista ja toimialoista huolimatta monet onnistumiset ja haasteet ovat samanlaisia. 

Päivän aikana kerätään näkyväksi ryhmän yhteinen osaaminen. 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitkä haasteet toistuivat eri organisaatioissa? 

• Mikä auttoi ihmisiä sitoutumaan? 

• Mikä hidasti käyttöönottoa? 

• Mitkä toimintatavat tuottivat parhaat tulokset? 

Harjoitus

3. Mitä tapahtuu, kun uudistuminen ei enää pääty?
   Työelämässä uudistukset eivät enää useinkaan ole yksittäisiä hankkeita.

Samaan aikaan muuttuvat: 

• asiakkaiden tarpeet 

• teknologia 

• osaamisvaatimukset 

• toimintatavat 

• työyhteisöt 

Päivän aikana tarkastellaan: 

• jatkuvaa uudistumista osana arkea 

• toimintakykyä epävarmuudessa 

• oppimisen merkitystä 

• kokeilukulttuuria 

• työyhteisön uudistumiskykyä 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitä työssäni on todennäköisesti muuttumassa seuraavaksi? 

• Millaisia valmiuksia tarvitsen tulevaisuudessa? 

• Miten voimme rakentaa työyhteisön kykyä uudistua jatkuvasti? 

Harjoitus

4. Tulevaisuusajattelua käytännössä

Tulevaisuutta ei voi ennustaa, mutta siihen voi varautua. 

Päivän aikana harjoitellaan katsomaan oman organisaation toimintaa tulevaisuuden näkökulmasta. 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitä signaaleja ympärillämme on jo nähtävissä? 

• Mitä mahdollisuuksia ja riskejä tulevaisuus voi tuoda? 

• Miten voimme vahvistaa valmiuttamme toimia uusissa tilanteissa? 

Harjoitus 

5. Oma seuraava kehitysaskel ja näyttöön valmistautuminen

Ohjelma päättyy, mutta kehittyminen jatkuu.
Päivän aikana kirkastamme ja sparraamme mitä osaamista ohjelman aikana on kertynyt, miten oma kehittämiskohde osoittaa osaamista käytännössä ja miten kuvata oma oppiminen ja tulokset konkreettisesti. 

Tavoitteena on tunnistaa: 

• Mitä vein ja vien jatkossa ohjelmasta käytäntöön? 

• Mitä haluan vahvistaa omassa toiminnassani? 

• Mitä haluan oppia seuraavaksi? 

• Miten ylläpidän omaa uudistumiskykyäni? 

Harjoitus 

PÄIVÄN JA OHJELMAN LOPPUTULOS 

Osallistuja tunnistaa oman kasvunsa ihmisten mukaan saamisessa, uusien toimintatapojen käyttöönotossa sekä oman toimintansa kehittämisessä. Hän saa käyttöönsä ryhmän yhteisesti havaitsemia hyviä käytäntöjä, hahmottaa paremmin työelämän tulevia muutoksia ja tunnistaa, miten voi vahvistaa omaa ja työyhteisönsä kykyä uudistua myös tulevaisuudessa.