Kohti parempia palavereja

Yhteistyö on menestyksen avain, yhteinen aika arvokasta ja uusien tutkimustulosten mukaan introverteimmätkin ihmiset saavat positiivisia vaikutuksia yhdessä vietetystä ajasta. Jospa ottaisimme kunnon ryhtiliikkeen ja pohtisimme millaisia kohtaamisia tarvitsemme ja haluamme? Mikä kaikki toimii hienosti jo nyt? Kuinka saadaan sekä samassa kokoushuoneessa pidettävä että monipaikkainen kokous entistäkin paremmaksi?

Veikö korona-aika meidät kohti parempaa palaverikulttuuria?

Etätyöhön siirtyminen ja sen myötä järjestetyt etäkohtaamiset taisivat haastaa keksimään, mitkä asiat auttavat käyttämään yhteisen ajan järkevästi, pitämään osallistujat aktiivisina ja palaverit tuloksellisina. Monet samat opit pätevät myös kasvotusten kohdatessa.

Mikä on auttanut saamaan palaverit paremmiksi?

1. Tavoitteet ja valmistautuminen

Moni palaverin vetäjä sanoo päässeensä paljon paremmin etenemään kokousten aikana yksinkertaisesti sillä, että on laittanut ajoissa osallistujille tiedoksi kokouksen tavoitteen ja asialistan, ja sopinut yhdessä osallistujien kanssa pelisäännöt valmistautumiseen liittyen. On myös huomattu, että voi olla aivan hyvä, että kokouksella on selkeä puheenjohtaja, jolla on päävastuu kokouksen tavoitteiden toteutumisesta. Puheenjohtajan/vetäjän valmistautuminen esimerkiksi tilanteeseen sopivia osallistamisen keinoja pohtimalla, on ollut myös usein avain toimivaan kokoukseen. Kun asiaa tarkemmin ajattelee, niin ehkä ei ole kovin yllättävää, että kokous, jolla on tavoitteet, asialista ja johon on valmistauduttu, on tuottoisampi ja mukavampi kuin kokous ilman niitä?

2. Osallistaminen ja fasilitointi

Osa kokousten järjestäjistä on todella perehtynyt monenlaisiin osallistamisen työkaluihin ja saa niiden avulla kaikkien ajatukset ja näkemykset hienosti esiin. Toisten mielestä vie turhaa aikaa ”kikkailla tekniikoilla”. Osallistamisen keinojen ei tarvitse olla monimutkaisia, kuitenkin jotain tapoja kannattaa miettiä valmiiksi, jotta kokouksessa ovat äänessä muutkin kuin ”ne pari ihmistä”, jotka tuntuvat löytyvän joka työpaikan kokouksista. Esimerkiksi parikeskustelut tai ryhmäporinat ovat varmasti jokaisen järjestettävissä sekä kasvotusten että etänä, ja niiden avulla voi sekä säästää aikaa että saada osallistujien huomion ja ajatukset yhteiseen asiaan. Ei ole liian myöhäistä opetella ryhmähuoneiden käyttöä etäkokoustyökalussa!

3. Tulokset

Kun olen kysynyt valmennuksissa, mistä tunnistaa hyvän kokouksen, niin moni vastaa, että siitähän sen tunnistaa, että kaikille on kokouksen jälkeen selvää mitä sovittiin. Ihan yksinkertaista? Liekö syynä leppoisan jutustelutunnelman tavoittelu vai mikä, mutta usein tuntuu kuitenkin jäävän epäselväksi, mitä sovittiin ja kuka tekee asialle jotain, mitä ja mihin mennessä. Tulosten kirjaaminen auttaa, etenkin jos samalla keksitään milloin kirjaukset otetaan seuraavan kerran esiin ja katsotaan miten sovittujen asioiden suhteen on edetty. Näinkin pienen asian varmistaminen voi saada kokoukset tuntumaan mielekkäiltä ja hyödyllisiltä.

Mikä voisi olla teidän seuraava askel kohti entistäkin parempaa palaverikulttuuria?

Kirjoittaja

Pia Aalto

Pia Aalto on ratkaisukeskeinen valmentaja, kouluttaja, jonka yritys Aalto Coaching on toiminut MIF:in kumppanina vuodesta 2016 lähtien. Pia on perehtynyt...

Lue lisää