Kansainvälinen liiketoiminta
Kansainvälisen kaupan ALV on myynnin ja johdon asia
Arvonlisäverosta puhuttaessa tyypillinen kommentti on, että sehän on alue, joka kuuluu taloushallinnon tai kirjanpidon tehtäviin. Mutta tämä ei ole todellakaan totta, vaan sen pitää olla hyvin vahvasti liiketoimintaa kehittävien ja kauppoja tekevien asialistalla.
Varastovalinnat vaikuttavat arvonlisäveron määräytymiseen
Tämän päivän kilpailutilanne vaatii yrityksiä kehittämään logistisia palvelujaan. Tähän vastataan usein suunnittelemalla erilaisia toimitusstrategioita ja varastohankkeita. Näitä pohdittaessa merkittävä asia on selvittää varaston luonne ja kuinka se palvelisi yrityksen tarpeita parhaiten.
Myös ALV-säännösten asettamat vaatimukset prosessin suunnittelussa tulee ottaa huomioon. Edellyttääkö esimerkiksi suunnitelmanne varasto ALV-velvolliseksi rekisteröitymistä kyseiseen maahan vai voisitteko hyödyntää jalostusvarastoa, jonne toimittaminen ei edellytä alv-raportointia tai alv-velvolliseksi rekisteröitymistä.
Toimitukset varastosta jalostuksen jälkeen suoraan ostajalle ovat normaalin myynnin säännösten mukaisia (huomautuksella via hire work). Entäpä transiitto-, konsignaatio- tai kaupintavaraston hyödyntäminen liiketoiminnassanne?
Tuotteiden, ei rahan, liike ratkaisee oikean ALV:n
ALV-asioita määrittävät Euroopan Unionin yhteiset direktiivit yhteisestä arvonlisäverojärjestelmästä, joiden tarkoituksena on estää kilpailun vääristyminen ja helpottaa tavaroiden ja palveluiden vapaata liikkuvuutta.
Direktiiveissä on myös säännöksiä liittyen EU:n ulkopuolisiin hankintoihin ja vienteihin. Kun tavaroiden liike monimutkaistuu, ei taloushallinto mitenkään voi tietää mitä ALV-kantaa pitäisi laskuilla käyttää, ellei joku heitä tavaran oikeasta, fyysisestä liikkumisesta valista.
Rajapintojen myynnin-logistiikan-taloushallinnon väleillä tulee siis olla kunnossa ja aktiivisessa käytössä. Asiakkaan laskutusosoite ei ole merkityksellinen, vaan tavaran oikea, aito liike. Jos myyjä Suomesta laskuttaa asiakasta Saksassa, mutta tuote toimitetaan Norjaan, on kyseessä vientikauppa – ei EU-sisäkauppa, ja ALV- sekä tulliraportointi tehdään tuon mukaisesti.
On hyvä huomata, että vaikka kyseessä olisi yrityksen sisäinen tuotteiden siirto EU-maasta toiseen, EU-direktiivin mukaan siirto pitää raportoida kuin myynti: siirrosta tehty proformalasku ei ole kirjanpidossa, mutta se vaatii silti alv- ja intrastat raportoinnit niin myynnistä kuin hankinnastakin kohdemaahan, kun yritys on alv-rekisteröitynyt varaston vuoksi ko. määrämaahan – siis viranomaisraportoinnit normaalin kaupan tavoin. Poikkeuksia tähän on jalostustoimitusten ja konsignaatiovaraston osalta. Siirrettäessä tavaraa esim. EU:n ulkopuoliseen tullivarastoon, proformalasku toimii vientitullauksen pohjana.
Systemaattinen väärä tapa altistaa ALV-riskille
Puhtaita virheitä toki voi tapahtua kenelle hyvänsä, mutta systemaattinen väärä toimintatapa – vaikka tahatonkin – altistaa yrityksen isolle taloudelliselle riskille. ALV-maksuja voidaan tarkistaa usean vuoden ajalta takautuvasti, ja kun ALV on usein kaksinumeroinen prosenttiluku, voi helposti laskea, että isoista summista voi olla kyse.
Myyntiprosessissa – mieluimmin jo tarjousvaiheessa – täytyy selkeyttää tavaran liikkuminen ja sopia mm. alv:n määräytymiseen liittyvät seikat, jotta riskeiltä ja virheiltä vältytään. EXW-toimitusehdolla toimitettaessa kannattaa huomioida 1.5.2016 voimaantulleet EU:n määrittämät tarkennukset, jotka EU-rajat ylittävässä kaupassa vaativat lisäsopimuksia tai ehdon vaihtamista (viejän määritelmän muutos).
ALV- ja muitakin riskejä voit pienentää kauppasopimuksen liitteeksi lisättävillä general conditions –ehdoilla, joissa on hyvä tarkentaa kauppaan liittyviä yksityiskohtia. Spot-kaupoissa (kauppa sellaisen asiakkaan kanssa, joka on kertaluontoinen) ehdot laitetaan mukaan joka kerta, ja vakioasiakkaiden kanssa useimmiten menetellään siten, että ehdot lähetetään vaikka tammikuussa kuluvalle vuodelle – tai aina silloin, kun ehtoihin tulee muutos. Näin nämä omaa toimintaa turvaavat ajantasaiset ehdot ovat systemaattisesti mukana jokaisessa kaupassa.
Vastuu ALV:n määrittämisestä myyjällä
Arvonlisäveroon liittyy koko joukko epätietoisuutta ja tietämättömyyttä, joka voi aiheuttaa ikäviä yllätyksiä ja ylimääräisiä kustannuksia. Siksipä yrityksen eri kaupallisiin prosesseihin vaikuttavien funktioiden on syytä selkeyttää oma osuutensa arvonlisäveron määräytymiseen ja huolehtia siitä, että prosessien rajapinnat ovat kunnossa ja saatavilla on riittävä ja oikea sekä input että output arvonlisäveron määräytymisen suhteen. Tämän tuloksena on tarkistusten kestävä raportointi viranomaisille.
On hyvä huomata, että vaikka kaupallisten it-ohjelmien tekijöiden tulisi olla tietoinen ALV-direktiivien vaatimuksista ja tuntea vastuunsa yritysten palvelujen tuottajana, valitettavan usein näin ei ole. Esimerkiksi saattaa olla, että toiminnan-ohjausjärjestelmä ei hahmota laskutus- ja toimitusosoitteen vaikutusta prosessiin tai tietoa määrämaa. Toimitus voi olla Hampuriin, mutta määrämaa USA – jolloin on täysin eri kaupasta kysymys, jos ei USA näy tiedoissa. Tai ostajalla voi olla useita eri EU-maiden verokoodeja varastojensa vuoksi, jolloin järjestelmän tulee sallia asiakasta kohden usean eri verokoodin toiminta.
Vastuu oikean arvonlisäveron määräytymiseen liittyvien seikkojen selvittämisestä on myyjällä – esimerkiksi ostajan verokoodin oikeellisuuden tarkistaminen tai vaikkapa tilanteet, jossa EU-ostajalta joudutaan perimään Suomen arvonlisävero tai suomalaiselle ostajille tehdään veroton lasku. Muistaa kannattaa, että huolintaliikkeet ja muut yhteistyökumppanit toimivat ns. ”asiamiehinä – asiamiesvastuulla” joten yritys itse suoraan vastaa annettavien tietojen oikeellisuudesta.
Oikea prosessi, oikea kauppalasku, oikea ALV
Huomattava apu arvonlisäveron ja muihinkin viranomaisraportointeihin liittyvien tietojen määrittämiseen saadaan tekemällä yrityksen kaupallisia asiakirjoja varten peruslomakepohja, jolloin tyhjät kohdat lomakkeella indikoivat, että jotain tietoa puuttuu.
Lomakkeeseen liittyvän datalistan kautta voi varmistaa, että valitut tiedot ovat yrityksen strategisten valintojen mukaisia. Näin varmistetaan mahdollisimman riskittömän ja direktiivien vaatimusten mukaisen dokumentoinnin syntyminen, jolloin tarvittavat alv- ja muut raportoinnit viranomaisille ovat oikein ja entisestään lisääntyvät sähköiset viranomaispalvelut saadaan toimimaan mahdollisimman sujuvasti.
Pirjo kouluttaa mm. näissä vientikoulutuksissa:
Seuraa meitä sosiaalisessa mediassa