Vähemmästä enemmän – lean-johtamisen periaatteita viestinnän käyttöön

Olen viime päivinä katsonut BBC:stä kertovaa sarjaa ”Kyllä BBC osaa”. Siinä yhtiön arvojohtajan luotsaama uusi Tie Eteenpäin -ryhmä on saanut tehtäväkseen osoittaa, että BBC pystyy tekemään yhä vähemmällä yhä enemmän yhä vähemmästä – tai jotakin sinnepäin.

Sarjassa johtoryhmä puhuu keskenään sekavaa konsulttikieltä toisiaan muka täydellisesti ymmärtäen. Lopputulos on vähintään kaoottinen tai sitten ei tapahdu mitään siitä, mistä oltiin sopivinaan.

Sarja naurattaa, mutta aika kitkerin pohjasävyin. Olen nimittäin viime aikoina ollut myös paljon tekemisissä väsyneiden, turhautuneiden ja jopa epätoivoisten johtajien ja asiantuntijoiden kanssa, jotka ovat kuunnelleet konsulttien kontinkieltä ja olleet hämmästyksen sormi kummastuksen suussa, kun eivät ole oikeasti tienneet, mitä pitäisi tehdä.

Haaste on vähän kaikkialla sama. Pitäisi saada aikaan entistä laadukkaampaa lopputuotetta entistä vähemmin resurssein ja paljon aiempaa nopeammin. Taikasauvaahan ei tähän ongelmaan ole vielä keksitty, mutta yksi keino on aika mielenkiintoinen. Prosessiteollisuudesta tuttu lean-johtaminen alkaa hiipiä myös asiantuntijatyöhön, kuten viestintään, pikkuhiljaa. Toisaalta lean-johtamista on mystifioitu valtavasti, aivan kuin sen tuominen organisaatioon ratkaisisi kerralla kaikki ongelmat tai sen toteuttaminen vaatisi lean-mystiikkaan syvällisesti perehtyneen spesialistijoukon.

Leanin periaatteet ovat kuitenkin hyvin yksinkertaiset, ja niitä voi soveltaa myös viestinnän johtamiseen ilman erityisiä sertifikaatteja. Lean perustuu siihen, että työntekijät itse oppivat kehittämään työtään aiempaa tehokkaammaksi ja järjestelmällisemmäksi. Perusidea on, että karsitaan kaikki turha pois ja keskitytään olennaiseen. Siinä ideassa ei itse asiassa ole mitään uutta, mutta lean-johtamisessa on luokiteltu kahdeksan turhuutta, joista tulee päästä eroon. Sitä kautta työ tehostuu ja vähemmällä voi oikeasti saada aikaan enemmän.

Olemme Inforin koulutuksissa käyneet läpi lean-periaatteita viestintäjohtajien ja viestintäpäälliköiden kanssa. Koska leania ei voi sellaisenaan siirtää yrityksestä ja organisaatiosta toiseen, on ollut antoisaa keskustella siitä, miten kukin viestintäyksikkö pystyy periaatteita noudattamaan. Olemme käyneet kahdeksan turhuutta kohta kohdalta läpi ja miettineet, miten ne saataisiin pois.

Alun perin leanissa oli seitsemän turhuutta, mutta nykyisin siihen siis lisätään yleensä kahdeksas, ja ehkä tärkein kohta: ihmisten osaamisen hyödyntämättä jättäminen. Tämä kohta puhuttaa Inforin koulutuksiin osallistujia erityisen paljon.

Leanin ideoita toteutetaan enemmän ja vähemmän tietoisesti jo monessa viestintäyksikössä. Joillain on jo käytössään kanban-taulut, joilla seurataan sekä päivittäistä viestintää että projektien toteutumista. Eräs viestijä kertoi, että heillä on kanban-taulussa kohta ”Mitäs tälle?”. Se kuvastaa hyvin leanin periaatetta yhteistyöstä ja yhdessä työstämisestä. Kun jonkun työ tökkii, niin ryhmästä löytyy apu ja tuki.

Inforin koulutuksissa on noussut esiin ehkä myös yhdeksäs turhuus: ihmisten kuulematta jättäminen. Olen aina korostanut, että viestijän tärkein osaaminen asuu korvissa. Organisaatio, joka kuulee ja osaa kuunnella niin tekijöitä, asiakkaita kuin sidosryhmiäkin, on jo hyvällä alulla tekemisen tehostamisessa. Siihen ei tarvita sekavaa konsulttijargonia eikä ihmeidentekijää. Mutta kuuntelukin on taito, jota voi opetella ja erityisen hyvin se onnistuu, kun kuuntelee muita saman alan ihmisiä samojen haasteiden edessä.

Kirjoittaja: Leena Jaakkola, viestinnän valmentaja

Leena Jaakkola on johtanut 20 vuoden ajan viestintää yrityksissä ja järjestöissä. Hän on johtanut viestintää mm. Elinkeinoelämän keskusliitossa ja ollut johtoryhmän jäsenenä Keskuskauppakamarissa, SRV Groupissa, Yleisradiossa, Finnverassa ja EK:ssa ja toiminut Sanoma Magazinesin Yritysjulkaisujen johtajana. Hänellä on vankka kokemus ylimmän johdon, esihenkilöiden ja asiantuntijoiden viestinnän valmennuksesta, strategisesta viestinnän suunnittelusta, kriisitilanteiden viestinnästä ja erilaisten muutosten viestinnästä sekä mediasuhteiden hoidosta.

Leena Jaakkola kouluttaa muun muassa Inforin Viestintäpäällikön koulutusohjelmassa ja Viestintäjohtajan kehittymisohjelmassa.