Nelikenttiä, prosessikaavioita ja portaita eli viestintätiimin strategista johtamista

Minä rakastan nelikenttiä ja prosessikaavioita. En siksi, että pääni olisi insinöörimäisen systemaattinen vaan päinvastoin. Koska ajatukseni juoksevat innokkaasti laukalle heti, kun joku ehdottaa jotain uutta, minun on etsittävä aina uudelleen työkalut, joilla yritän järjestellä joka suuntaan pinkoilevat ajatukseni jotenkin käytännölliseen toimintaan sopiviksi.

Olen vuosien aikana kouluttanut lukuisia viestijöitä ja eri alojen johtajia viestimään viisaammin. Se viisaus ei synny minusta vaan juuri nelikentistä ja prosessikuvauksista. Niiden avulla on helppo hahmottaa, mikä oikeasti on omassa työssä oleellista ja toisaalta mitä kaikkea turhaa tuleekaan työpäivän aikana puuhattua. Yhtä yhteistä vastausta kaikille ei ole, vaan jokainen saa itse oivaltaa, miten voisi hoitaa työnsä järkevämmin ja mihin kannattaa keskittyä.
Nelikenttä perustuu aina organisaation strategiaan eli ensimmäiseksi vastataan kysymykseen, miten minun ja tiimini työ tukee organisaation strategian toteutumista. Kaikki se, mikä ei sitä tue, voidaan unohtaa ja keskittyä vain olennaisiin asioihin.

Tämä vaikuttaa yksinkertaiselta, mutta todellisuudessa vastaan tulee aina yhtä monta muuttujaa kuin on ihmistäkin mukana. Viestintätiimin strategiseen johtamiseen nelikentät ja prosessikaaviot ovat siis hyvä apu, mutta kuinka saada mukaan koko tiimi, kun mukana on joukko erilaisia kokemuksia, arvoja ja asenteita? Tähän on vastauksia etsitty lukuisissa johtamisoppaissa, ja johtamisesta tässä onkin kyse. Ja johtaminenhan on vuorovaikutusta. Siksi käymme viestintäjohtajan kehittymisohjelmaan kuuluvan koulutuspäiväni aikana läpi myös hyvän johtamisen periaatteita ja käytäntöjä. Mietimme yhdessä, millainen vuorovaikutus saa tiimin kulkemaan haluttuun suuntaan.

Olen vuosien aikana usein kysellyt toimitusjohtajilta, mitä he odottavat viestintäjohtajilta ja viestintätiimeiltä. Näin minua ohjeisti vähän aikaa sitten eräs toimitusjohtaja, jota autoin etsimään sopivaa viestintätiimin vetäjää hänen yritykselleen: “Viestintäjohtaja on yrityksen korvat, silmät ja suu. On hyvä, jos aivotkin toimivat, jotta hän osaa arvioida kaiken kuulemansa ja näkemänsä ja sitten kertoa siitä sekä ylimmälle johdolle, henkilöstölle että kaikille muille, joilla on jotain merkitystä yrityksen menestyksen kannalta.”
Hieman tylysti ilmaistu, mutta kun mietin asiaa, niin itse asiassa hän kiteytti viestinnän roolin aika hyvin.

Kun kysyin häneltä, päteekö tuo koko viestintätiimiin, hän totesi, että nykyisin viestintätiimi on koko organisaatio, jokaikinen työntekijä. Erityisiä viestinnän ammattilaisia tarvitaan kuitenkin tukemaan henkilöstöä viestinnässä, hallinnoimaan erilaisia viestien jakelukanavia ja luomaan vuoropuhelun mahdollisuuksia. Mutta hänen mielestään viestintä on strateginen osa koko organisaation toimintaa ja jokaisen viestintäammattilaisen on kyettävä strategiseen ajatteluun, on hänen tehtävänsä sitten mikä tahansa.

Lopulta määrittelimme hänen kanssaan viestintäjohtajan ja viestintätiimin tärkeimmäksi tavoitteeksi ymmärryksen lisäämisen. Ymmärrystä tarvitaan, jotta yrityksen toimintaa tuetaan niin talon sisällä kuin sen ulkopuolellakin.

Näin olin saanut vastauksen viestinnän portaiden ensimmäiseen kysymykseen “Mitä viestinnällä pitää saada aikaiseksi?”
Tässä tapauksessa viestinnän keskeinen tavoite on siis lisätä henkilöstön, asiakkaiden, yhteiskunnallisten päättäjien – ja toden totta – koko johtoryhmän ymmärrystä siitä, miksi kyseinen yritys on olemassa ja mitä hyötyä siitä on, jos ei nyt ihan koko maailmankaikkeudelle niin ainakin suomalaisille ja erityisesti näille kyseisille ryhmille.

Viestinnän portaita on yhteensä kymmenen. Päätavoitteen asettamisen eli ensimmäisen portaan jälkeen alkaa tiimin työ. Ja tiimin vetäjän roolina on johdattaa koko tiimi kulkemaan strategiset portaat ylös asti. Porras portaalta koko tiimi pääsee rakentamaan yhdessä strategisen viestinnän suunnitelman. Tätä vaihetta ennen on kuitenkin tehtävä se alussa mainittu nelikenttä. Mutta palataan näihin aiheisiin tarkemmin viestintäjohtajan kehittymisohjelman aikana!

Kirjoittaja on Leena Jaakkola.

Leena Jaakkola on johtanut 20 vuoden ajan viestintää yrityksissä ja järjestöissä. Hän on johtanut viestintää mm. Elinkeinoelämän keskusliitossa ja ollut johtoryhmän jäsenenä Keskuskauppakamarissa, SRV Groupissa, Yleisradiossa, Finnverassa ja EK:ssa ja toiminut Sanoma Magazinesin Yritysjulkaisujen johtajana. Hänellä on vankka kokemus ylimmän johdon,esimiesten ja asiantuntijoiden viestinnän valmennuksesta, strategisesta viestinnän suunnittelusta, kriisitilanteiden viestinnästä ja erilaisten muutosten viestinnästä sekä mediasuhteiden hoidosta.