Pystytkö huijaamaan aivojasi? Miten opetella muutoskestävyyttä

Kun kirjoitan tätä blogia, pääkaupunkiseutu on kiristänyt maskinkäyttö- ja etätyösuositusta merkittävästi. Tämä tarkoittaa todella monessa organisaatiossa täyskäännöstä syksyllä aloitettuun työn tekemisen normalisointiin tai hybridityön tekemiseen. Oma psykologinen reaktioni ja ajatuskulkuni uutisen kuultuani oli seuraava: 1. ”Voi ei, tämä ei koskaan lopu!” (syvä huokaus ja pään nuokahdus) 2. ”No niin, otettiin kaksi askelta eteen ja nyt yksi taakse. Onneksi meillä on sentään tähän toimivat toimintamallit olemassa.” (pää nousee). 3. ”Lopeta voivottelu, nyt vaan viestimään, miten toimitaan.” (hengitys kevenee).

Tarkoitukseni on kirjoittaa World Economic Forumin listaamista tulevaisuuden työelämän avaintaidoista. Yhtenä avaintaitokokonaisuutena on listattu resilienssi, stressinsietokyky ja joustavuus. Sanat maalaavat kuvan arkipäivän psyykkisestä teräshenkilöstä, joka kykenee säilyttämään tasapainonsa ja toimintakykynsä ympäristössä, jossa tänään tehdään eri asioita kuin eilen ja huomisesta ei tiedä kukaan. Korona-pandemia onkin osuva esimerkki ja konkretisointi arvaamattomasta toimintaympäristöstä. Sen aiheuttama epävarmuus on väistämätön testi meille kaikille epävarmuuden, muutoksen ja stressin sietokyvystä. Korona on samalla huono arkisen muutoskestävyyden esimerkki, koska se on kriisi. Hätätilassa isotkin muutokset onnistuvat helpommin, koska yhteisymmärrys niiden välttämättömyydestä on laaja.
Arkipäivän työssä muutosrasitus on kuitenkin vähittäisempää ja vähemmän ilmiselvää. Se koostuu monesti useammasta pienestä toisiaan kumuloivasta tekijästä. Muutosten tarpeellisuudesta ja hyödyistä ollaan myös usein montaa mieltä. Ajan saatossa nämä kumuloituneet muutokset saattavat yksilötasolla olla kuitenkin merkittävä tekijä loppuun palamisessa ja kyynistymisessä. Olen siksi ottanut tähän muutaman näkökulman keinoista, joilla voi tunnistaa ja työstää muutosrasitusta sekä kasvattaa resilienssiä.

Miten tärkeää on psyykkisen omistajuuden tunne muutoksessa? Työelämän arvot (puhun nyt toimintaa ohjaavista sanoitetuista tai sanoittamattomista periaatteista – ”miten meillä toimitaan”) ovat vähitellen painottuneet odottamaan työntekijöiltä jopa sankarillista kykyä kohdata erilaisia muutoksia omassa työnteossaan, omaksua nopeasti uusi ja sen jälkeen reippaasti porskuttaa seuraavaa haasteetta kohti. Vaikeutena tässä kuitenkin on, ettei muutoksen psykologinen joustavuus ole erityisen luontaista useimmille meistä. Uuden työtavan, ammattiosaamisen tai työyhteisön opettelu vaatii paljon psyykkistä energiaa. Tutkitusti vain murto-osa meistä aidosti energisoituu muutoksesta. Siksi muutoskestävyys, joustavuus ja poisoppiminen vanhasta vaativat todella paljon tietoista työtä. Jos tätä työtä ei halua tai pysty tekemään, on muutoksilla myös taipumus kasaantua psyykkiseksi painolastiksi tai jopa kuonaksi mieleemme.

Puhun nyt siis pääasiassa muutoksista, joihin et omasta mielestäsi pysty itse vaikuttamaan. Eron voi demonstroida seuraavasti. Pomosi laittaa sinulle viestin: ”Muutan huomisesta alkaen työroolisi. Sinun täytyy luovuttaa vastuusi henkilölle A ja tulet sen jälkeen jatkamaan uuden osaamiskeskuksemme tärkeänä joustoresurssina.” Joku voi olla innoissaan tästä. Jee, pääsen vanhoista hommista irti ja jotain uutta hienoa on edessä! Väitän kuitenkin, että useimmat meistä olisivat kauniisti sanottuna vähintäänkin harmissaan tilanteesta. Katsotaan samaa tilannetta eri kontekstissa. Saat viestin hakemastasi uudesta työpaikasta: ”Sinut on valittu hakemaasi tehtävään. Olemme innostuneita saadessamme sinut joukkoomme mukaan! Oppimiskäyräsi tulee olemaan todella nopea meillä, mutta uskomme sinun oleva loistava lisä huipputiimiimme!” Moi vaan, vanhalle työtehtävälle, jotain uutta taas edessä! Tuntuuko samalta kuin ensimmäinen esimerkki? Ero löytyy siitä, kuka on muutoksen ajuri. Jos tunnet omistajuutta muutokseen, on käytössäsi aivan toisenlaiset voimavarat. Avainkysymykseksi jää, miten rakentaa tämä omistajuus?

On selvää, että työntekijänä et voi oikeasti olla ajurina koko ajan. Työelämä on väistämättä täynnä muutoksia, jotka vaativat sopeutumista ja jotka ovat tulleet ainakin osittain ulkoa annettuna. Siksi resilienssi on tulevaisuuden työelämän avaintaito. Miten tunnistaa muutosten tuomat tunnevaikutukset omalta osalta ja löytää keinot työstää niitä oman työkyvyn ja motivaation ylläpitämiseksi? Esimerkiksi muutoksen mahdollisesti tuomia negatiivisia tunteita ei kannata kieltää. Ne ovat luonnollisia ja väistämättömiä. Niiden työstämiselle on jokaisen meistä kuitenkin löydettävä jokin kanava. On siis ok purnata kahvipöydässä, työnohjauksessa tai suoraan pomon edessä. Negatiivisuuden vaaliminen ja ylläpito, johtaa kuitenkin todella nopeasti sekä omaan että ympärillä olevan työryhmän alentuneeseen työkykyyn. Aina valittavan työkaverin kanssa ei vaan ole kiva tehdä töitä, oli hän miten oikeassa tahansa. Siksi taito suhteuttaa muutos, kyky löytää siitä jokin sitoutumisen mahdollisuus ja psyykkinen joustavuus harmituksen nopealle työstämiselle ovat välttämättömiä taitoja kaikille meille.

Loppukaneettina täytyy kuitenkin sanoa, että taitavasti johdetuissa organisaatioissa näitä taitoja tarvitaan paljon vähemmän. Osallistaminen toiminnan suunnitteluun, tehtäviin muutoksiin ja päätettäviin asioihin tuo ilmiselviä hyötyjä motivaation, toiminnan aidon muuttumisen ja sitoutumisen kautta.

– Tauno Taajamaa

Kun osallistut MIF Tutkintojen, Johtamistaidon opisto JTO:n, Inforin, Fintran tai MIF Academyn koulutuksiin, pääset kouluttautumaan tulevaisuuden osaajaksi ennen muita!

Can you cheat your brain? How to knowingly learn resilience

As I write this blog, the metropolitan area in Finland has significantly tightened the recommendation for mask use and telecommuting. Indeed, in many organizations, this means a complete turnaround to the normalization of work which had begun in the fall or to the efforts in leading hybrid work. My own psychological reaction and line of thought after hearing the news was this: 1. ‘Oh no, this never ends (a deep sigh and a nod of the head) 2. Well, two steps were taken forward and now we take one backwards. Fortunately, we still have processes for this. 3. Stop anointing, just start communicating with people on what to do (breathing becomes lighter).”

My intention is to write about the key skills for future working life. The World Economic forum has listed Resilience, Stress tolerance and Flexibility as one of the key competencies that we all need if we are to be successful in future work life. The words paint a picture of an everyday superperson who is able to maintain balance and performance in an environment what we do today is different to yesterday and no one knows about tomorrow. The COVID-pandemic is a striking example and concretization of these uncertainties. It is an unavoidable test for our resilience, ability change and manage stress.
However, for the purpose of this blog COVID is a bad example because it is an actual crisis. In an emergency, even big changes are easier to achieve because there is a broad consensus on their necessity.

In everyday work, however, the burden of change is gradual and less obvious. It often consists of several small cumulative factors. There are also often contradicting views on the needs and benefits of change. However, over time these cumulative changes can cause burnout and cynicism on an individual level. Therefore, I have taken a few perspectives on ways to identify and work on the stress caused by change and how to build resilience.

How important is the sense of psychological ownership in change?
The values of working life (I’m talking about the stated or unspoken principles that guide us now – ‘how we operate’) have gradually mowed to a direction where employees are expected to have almost heroic ability to face change, quickly embrace the ‘new’ and then briskly snag towards the next challenge.

The difficulty here is that the resilience to change is not particularly inherent for most of us. Learning a new way of working or renew you professional skills or establishing yourself in a new team requires a lot of psychological energy.
Only a few of us are truly energized by change. That’s why resilience, flexibility, and unlearning old habits really requires a lot of conscious work. If we are unwilling or unable to do this work, change also tends to accumulate in our minds and become a psychological burden which can undermine our performance.

I am now talking mainly about changes that you have no influence over. Let me demonstrate. You get a message from your boss: ‘I will change your role and responsibilities from tomorrow onwards. You need to hand over your duties to Person A and then continue to our Center of Expertise as a flex-resource.” Someone get excited. Yes, I’m getting rid of my old work and something new is coming up. I would still argue that most of us would be, to put it mildly, slightly upset about the situation. Let’s look at the same situation from a different point-of-view. You will receive a message about your job application: ‘We have chosen you to this position and are excited that you are joining us. Your learning curve will be really fast, but we think you’ll be a great asset to our team!
Does it feel the same as the first example? The difference lies in who is the driver of change. If you feel ownership of the change, you have very different mental resources at your disposal. The key question is, how to build this ownership?

Obviously, as an employee, you can’t really be a driver all the time. Working life is inevitably full of changes that are imposed and require flexibility from you. Therefore, you need to build skills to maintain your motivation and ability to work even in situations that do not feel right. One aspect of resilience is how you manage your emotions

For example, imposed change often invoke negative emotions. It’s really important to not deny them. However, it is vital that you find a way to channel your negative emotions. Bringing your anger and frustration up at a coffee table with colleagues or confronting your superior about the unfairness of the situation is important and should be welcomed and allowed by organisation. However, nurturing your negativity and holding grudges will lead very quickly lower your capability to work and impacts negatively on your team. No one really likes to work with negative people, no matter how right they may be. Therefore it is essential that you build your toolbox for resilience in way which suit you and your personality. Ability to engage and own change somehow and channel your frustrations at the same time are one these tools for sure.

As a final note I must say that in well-managed organisations thsese skills are less needed. Today it is not difficult to involve people in planning strategy, defining processes or renewing organisations and business practices. If engagement is not just a buzzword but a part of the DNA of the organisation the benefits are quick and visible. They are shown in motivation, commitment and innovation of the employees.

– Tauno Taajamaa

When you participate in MIF Tutkinnot, Johtamistaidon opisto JTO, Infor, Fintra or MIF Academy trainings, you will train yourself as a future expert before others