Sote-alan prosessit uudistuvat Lean-menetelmällä

Miltä kuulostaisi, jos omasta terveyskeskuksesta saisi palvelua jonottamatta 24/7? Tai että takaisinsoitto tapahtuisi aina kolmen tunnin sisällä? Ja että palvelu olisi entistä parempaa? Nämä eivät ole otteita poliitikkojen päiväunista, vaan saattavat pian olla todellisuutta. Ainakin jos kouvolalaiset sote-asiantuntijat Teija Maija Heiskanen ja Anne Lindfors-Niilola saisivat päättää.

Juuri valmistunut sote-raportti paljastaa mittavia kehityskohteita nykyisestä terveydenhuoltojärjestelmästä. Raportin ovat laatineet terveystieteiden maisterit Teija Maija Heiskanen ja Anne Lindfors-Niilola. Tutkimustyötä tehdessä heitä ilahdutti erityisesti henkilökunnan innostuneisuus ja halu kehittää palveluita.

“Terveyskeskuspalveluista löytyi valtavasti kehitettävää. Muutoshalu kumpuaa henkilökunnasta itsestään. Asiakkaille halutaan taata entistä parempi hoito, vaikka se vaatisi nykyisten toimintamallien muuttamista”, Teija Maija Heiskanen summaa raportin antia.

Hänen mukaansa terveydenhoitoon on syntynyt valtavasti turhia prosesseja. Vastaavasti niitä puuttuu kriittisiltä alueilta, kuten hoidontarpeen arvioinnista.

“Ketä palvelee ilmoittautuminen? Että potilas tulee ja ilmoittautuu? Sen sijaan hoidontarpeen arvioinnissa nojataan lähes yksinomaan hoitajan kokemukseen ja ammattitaitoon. Se kaipaisi rinnalleen standardeja, jotta poikkeamia ei pääse syntymään”, Heiskanen toteaa.

Lean on oiva menetelmä prosessien uudistamiseen

Heiskanen ja Lindfors-Niilola suorittivat perinpohjaisen kartoituksen Kouvolan alueen terveyskeskusten prosesseista. Apua selvitykseen he ammensivat Lean-menetelmästä, joka on japanilaista perua oleva johtamisfilosofia. Siinä kaikki ylimääräinen, arvoa tuottamaton turhuus pyritään suitsimaan pois. Terveydenhuollossa esimerkiksi jonotusaika on turhaa.

“Tutkimissamme terveyskeskuksissa aikaa lääkäriin saattaa asiakas jonottaa 4-5 viikkoa. Se tekee yli 50 000 minuuttia arvotonta odotusaikaa”, Anne Lindfors-Niilola kertoo. Hänen mukaansa rönsyt ovat syntyneet, kun palveluhimmeli aikoinaan rakennettiin henkilökunnan tarpeista käsin. Kun keskiöön siirtää asiakkaan, on kokonaisuus helppo miettiä uudestaan.

“Hukka syntyy henkilökunnan ajankäytön tarpeesta ja johtaa asiakkaan jonottamiseen. Usein taustasyynä ovat vanhentuneet työtavat ja -välineet”, Lindfors-Niilola toteaa. Hän korostaa, että digitalisaatiosta olisi paljon hyötyä. Terveyskeskuksen asiakkaat voisivat esimerkiksi täyttää omalta tietokoneelta käsin sähköisen terveystarkastuksen tai sähköisen oirearvioinnin vuorokauden ajasta riippumatta ja niiden mukaan terveysasemalta asiaan vastattaisiin. Toki palveluita tulisi olla monenlaisia, jotta kaikki asiakkaat saavat tasavertaisesti palvelua. Lisäksi olisi mahdollista käyttää esimerkiksi sellaista verenpainemittaria tai verensokerimittaria, josta tulos siirtyy suoraan terveydenhuollon asiakastietojärjestelmään.

Terveydenhoitojärjestelmän ongelmakohdat paljastuivat, kun Heiskanen ja Lindfors-Niilola pyysivät henkilökuntaa kuvaamaan prosesseja auki Lean-menetelmään kuuluvalle Kanban-taululle.

“Lähdimme ihan siitä, että mitä tapahtuu kun asiakas ottaa ensimmäisen kerran yhteyttä. Miten hän sen tekee? Ja mitä sitten tapahtuu? Kauanko menee aikaa?”, hän kertoo. Prosessi visualisoitiin pahville kaikkien nähtäväksi. “Henkilökunta oli innoissaan. He näkivät oman työnsä ikään kuin uudesta vinkkelistä. Moni hämmästyi, miten paljon siihen liittyikään eri vaiheita.”

Sote-uudistusta odotetaan jo innolla

Heiskanen ja Lindfors-Niilola näkevät sote-uudistuksen ja maakuntatasolle siirtymisen valtavana mahdollisuutena parantaa palveluiden laatua ja vähentää hukkaa. He olisivat mielellään mukana kehittämässä tulevaa terveydenhoitojärjestelmää.

“Kun lähdimme tekemään tätä täydennyskoulutuksen lopputyötä, emme arvanneetkaan miten imu veisi mukanaan. Usein taulukoimme vastauksia jopa yötä myöten, ja nyt ruokakaupassakin käydessä näkee kaiken Lean-linssien läpi”, Heiskanen naurahtaa.

Lindfors-Niilolan ja Heiskasen sote-raportti syntyi MIFin järjestämän Sote Lean Master -oppisopimuskoulutuksen lopputyönä. Anne Lindfors-Niilola kiittelee koulutuksen järjestäjää joustavista puitteista.

“Meillä oli huipputiimi kouluttamassa ja sparraamassa. Tarpeen vaatiessa tapaamiset onnistuivat myös työajan ulkopuolella, ja yhteydenottopyyntöihin vastattiin ripeästi. Tästä iso kiitos”.

MIFin Sote Lean Master -ohjelmasta saat uutta näkökulmaa toiminnan kehittämiseen ja opit myös soveltamaan kehittämisessä tarvittavia menetelmiä ja työkaluja. Kehitysohjelma soveltuu yksityisen ja julkisen puolen sote-organisaatioissa työskenteleville. Erittäin suositussa Sote Lean Master -ohjelmassa on tällä hetkellä yli 300 osallistujaa ympäri Suomen. Katso lisätiedot ja tulevat kurssiajat ja -paikkakunnat >>

Lisätietoja sote-raportista: Teija-Maija Heiskanen(teija-maija.heiskanen@kouvola.fi) ja Anne Lindfors-Niilola (annelindforsniilola@gmail.com)

Kuvat: Teija Maija Heiskanen