Tervetuloa lennolle tulevaisuuteen! Näin vältät muutosviestinnän ilmakuopat

Peruttiinko lentosi koronavirustilanteen vuoksi? Ei hätää, voit hypätä nyt virtuaaliselle lentomatkalle kohti onnistunutta muutosviestintää. Laita turvavyö kiinni ja valmistaudu oppimaan, miten väistää muutosviestinnän ilmakuopat sekä päästä onnistuneesti määränpäähän.

Oletko joskus kärsinyt muutoksen jetlagista? Ei mikään ihme, sillä muutoksesta on tullut arkea työelämässä. Muutoksessa ei ole mitään vikaa – päinvastoin – mutta jatkuva uudistuminen tuo mukanaan entistä enemmän muutosvastarintaa ja väsymystä.

”Tässä puhuu kapteeni”— Ensimmäisenä kerromme, miksi muutos on välttämätöntä

Muutoksen matkapahoinvointi on vältettävissä tai ainakin minimoitavissa panostamalla organisaation muutosviestintään.

Muutosviestinnän lähtöterminaalissa kerromme muutoksen taustalla vaikuttavista syistä: miksi uudistuminen on juuri meidän organisaatiollemme ja juuri nyt välttämätöntä, tai onko jotain kenties tapahtunut, jonka vuoksi meidän on uudistuttava.

Lähdön hetkellä organisaation johdon tehtävänä on toimia lentokapteenina ja viestiä siitä, mistä tilanteesta olemme lähdössä, mikä on lentosuunnitelma ja mikä määränpää.

”Mitä ei saisi olla?” – Uudelle on löydyttävä aina tilaa

Ennen kuin kerromme uudesta, on meidän tehtävä vielä välilasku ja pysähdyttävä hetkeksi siihen, mistä luovumme.

Tämä onkin usein se hetki, jonka ohi organisaatioissa kiidämme pysähtymättä. Vanhasta luopuminen ja siitä viestiminen on kuitenkin tehokas matkapahoinvointilääke, joka lievittää muutosvastarinnan oireita.

Merkittävimpänä lääkkeen vaikutusaineena toimii empatia: ymmärrys siitä, että kiireisessä työarjessa uudelle on luotava jostakin aina tilaa. Muutosviestintä on tehokasta, kun puhumme faktojen lisäksi myös tunteista.

Matkakuumetta ilmassa! Määränpäänä uudistumisesta kertominen

Muutosviestinnän määränpää on se, että olemme valmiita kertomaan uudistuksesta ilman sen suurempia pomppuja matkalla. Vasta lähdön ja välilaskun jälkeen onkin aika syventyä viestimään säännöllisesti varsinaisesta muutoksesta ja sen yksityiskohdista.

Positiivista matkakuumetta työyhteisössä herää, kun huomioimme muutosviestinnässämme eri sisäiset kohderyhmät. Miten muutos helpottaa juuri sinun työtäsi? Miten muutos näkyy sinun työarjessasi, esimerkiksi asiakasrajapinnassa työskentelevänä tai kehittäjänä?

Valitse oikea lentoreitti: tärkein uudistumisen viestintäkanava on oma lähiesihenkilö

Viestin kohdentaminen eri sisäisille ryhmille toteutuu parhaiten, kun se tehdään yhteistyössä lähiesihenkilöiden kanssa. He toimivat perämiehinä, jotka auttavat löytämään juuri omalle tiimillensä parhaimmat reitit määränpäähän.

Vaikka tärkein muutosviestinnän kanava on oma lähiesihenkilö, ovat organisaation viestinnän ammattilaiset muutoksen ytimessä: viestintäasiantuntijat tukevat johtoa, lähiesihenkilöitä ja henkilöstöä matkalla.

Miten, koska ja mitä viestimme muutoksesta? Onko kaikki kohderyhmät huomioitu? Mistä me nyt oikeastaan puhummekaan? Mikä on muutoksemme tarina? Ilman muutosviestinnän vankkaa osaamista ovat matkustajat hukassa eikä lentokaan lähde ajallaan.

Jenni Westerholm

Kirjoittaja Jenni Westerholm on viestinnän asiantuntija ja elämänturvaaja LähiTapiolassa. Hän on intohimoinen viestijä ja valmentaja, joka työskentelee erityisesti työyhteisöviestinnän ja Elämänturvalähettiläs-valmennusohjelman parissa. Hän osallistui Inforin Viestinnän asiantuntijan koulutusohjelmaan keväällä 2020.