Inhoatko sinäkin työpaikkasi järjestelmiä?

Jos sinulta on kulunut tuntitolkulla työaikaa järjestelmien kanssa tappeluun, et ole yksin. Itse asiassa, jos olet keskivertosuomalainen, todennäköisesti inhoat työpaikkasi järjestelmiä. Liittyipä tietojärjestelmä työajanseurantaan, laskutukseen tai projektinhallintaan, ne yleensä ovat kaikki hirveitä.

tunti-tolkulla-työaikaa-eri-järjestelmiin-mif

Mikä niissä sitten niin inhottaa? Yksi yleisimmistä syistä takkuisuuteen on yksinkertaisesti riittämätön osaaminen. Kun perehdytys hoidetaan työpaikalla puolivillaisesti, joutuu tärkeän järjestelmän käytön opettelemaan kantapään kautta. Apua huhuillaan milloin kollegalta, milloin IT-henkilöltä, milloin keneltä tahansa ohikulkijalta. Pahimmillaan koko organisaatiossa on vain yksi tai kaksi ihmistä, jotka osaavat riittävän hyvin käyttää kalliita järjestelmiä.

Juuri tähän ongelmaan tarttui poliklinikan vastuuhoitaja Eeva Kujansuu-Laine MIF Sote Lean Master -koulutuksen kehittämisprojektissaan. Organisaationsa Effica-potilastietojärjestelmän pääkäyttäjänä hän halusi laatia sellaisen perehdytysoppaan, josta kaikki löytävät tarvitsemansa avun. Nyt 80-sivuinen, kuvakaappauksista ja tekstiselitteistä koostuva opas löytyy jokaisen työntekijän koneelta.

“On tärkeää, ettei potilastietojärjestelmään liittyvä osaaminen ole vain yhden ihmisen takana. Kenen tahansa vastaanottotyötä tekevän ammattilaisen tulee päästä nopeasti tarvitsemansa tiedon ääreen”, Kujansuu-Laine toteaa.

Perehdytysoppaan tekeminen on valtava urakka, jossa toiminnallisuuden kannalta keskeistä on testaaminen. Mikään ei ole turhauttavampaa, kuin huonosti laadittu ohjeistus. Niinpä Kujansuu-Laine testautti joka ikisen perehdytysoppaan kohdan 1-3 kollegallaan. Hän teki poikkisuunnassa yhteistyötä poliklinikan eri ammattiryhmien kanssa selvittääkseen, mihin tarkoitukseen järjestelmän eri lomakkeita käytetään. Näiden tietojen pohjalta Kujansuu-Laine loi koontisivun perehdytysoppaan alkuun, josta näkee yhdellä vilkaisulla järjestelmän rakenteen ja pääsee navigoimaan suoraan itselleen tärkeään kohtaan.

“Tavoitteeni on yksinkertainen. Haluan, että ihminen joka ei osaa tehdä tiettyä asiaa, osaa ohjeideni perusteella sen tehdä”, Kujansuu-Laine summaa.

Kustannussäästöjä ja yhtenäisiä käytäntöjä

Yksi perehdytysoppaan tuomista tärkeimmistä hyödyistä on kirjauskäytäntöjen yhtenäistyminen. Eri ihmisten tekemät kirjaukset ovat nyt yhdenmukaisempia, eikä kenenkään tarvitse jälkikäteen lähteä selvittelemään osaamisen puutteesta johtuvia epäselviä kirjausmerkintöjä. Tämä heijastuu suoraan potilaan palvelukokemukseen.

“Oikeasta paikasta löytyy oikea tieto. Se on tärkeä hyöty”, Kujansuu-Laine kommentoi.

Hänen mukaansa organisaatio hyötyy merkittävästi siitä, että työntekijöillä on riittävä järjestelmäosaaminen. Kallisarvoista työaikaa säästyy, kun tekijä pääsee itse hakemaan tiedon, eikä aikaa hukkaannu myöskään neuvojalta.

Perehdytysopas on saanut jo paljon palautetta. Vanhat työntekijät ovat olleet iloisia, kun ovat saaneet kunnon ohjeet muistinvirkistykseksi. Uudet työntekijät puolestaan ovat saaneet kirjallisen oppaan perehdytyksensä tueksi. He ovat usein jopa tulostaneet ohjeet paperille. Kujansuu-Laine on jo tartuttanut kipinää eteenpäin.

“Esittelin juuri perehdytysopasta erääseen toiseen osaamiskeskukseen. He aikovat nyt tehdä myös oman perehdytyskansionsa ja saavat tästä siihen hyvää pohjaa”, hän iloitsee.

Välillä suuriin pulmiin on helppo ratkaisu. Vai eikö sinustakin olisi hienoa, jos sinulla olisi räätälöidyt ohjeet työpaikkasi järjestelmien käyttöön?

 

Teksti: Adèle Couavoux
Haastateltava: asiantuntijasairaanhoitaja/ Effica pääkäyttäjä Eeva Kujansuu-Laine, Liedon kunta, Liedon vastaanottopalvelut

MIFin Sote Lean Master -ohjelma antaa uutta näkökulmaa toiminnan kehittämiseen ja opettaa soveltamaan kehittämisessä tarvittavia menetelmiä ja työkaluja. Kehitysohjelma soveltuu yksityisen ja julkisen puolen sote-organisaatioissa työskenteleville. Erittäin suositussa Sote Lean Master -ohjelmassa on tällä hetkellä yli 300 osallistujaa ympäri Suomen. Katso lisätiedot ja tulevat kurssiajat ja -paikkakunnat >>

Parempaa vähemmällä: turhuudet pois sote-alalta

Pysyvästi parempaa vanhustenhoitoa

Sote-uudistus avaa monia bisnesmahdollisuuksia

 

Like and share with your friends:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on PinterestEmail this to someone