Moni kakku päältä kaunis – mikä on viestinnän asiantuntijan rooli tämän päivän työyhteisössä?

Etsi kodista viihtyisä nurkkaus, ota mukava asento ja varaa vierelle höyryävä teekupponen. Alkamassa ei ole hyggeilyn peruskurssi, vaan Inforin Viestinnän asiantuntijan koulutusohjelma. Tällä erää kokoonnumme yhteen pohtimaan työyhteisöviestintää – mikä on viestintäasiantuntijan rooli organisaatiokulttuurissa, jossa kaikki viestivät?

Vallitseva koronakriisi on viimeistään osoittanut viestinnän merkityksen tämän päivän menestyksen tekijänä. Vastuu viestinnästä on myös ulottunut koskettamaan jokaista – ei vain viestinnän ammattilaisia.

Muutos yksisuuntaisesta tiedottamisesta osallistavaan vuorovaikutukseen on luonut sekä uusia mahdollisuuksia että vaatimuksia viestinnän ammattilaisille. Tiedottajista on tullut moniosaajia, joiden tarve organisaatioissa kasvaa jatkuvasti. Mutta minkälaisista aineksista koostuu erityisesti työyhteisöviestijän onnistunut resepti?

1. Tasavertaisen keskustelun mahdollistaja

Viestinnän perustehtävä on varmistaa, että tietoa on saatavilla ja se on ajantasaista. Hyöty on kuitenkin vähäistä, jos työyhteisössä ei ole osaamista tai motivaatiota etsiä, hyödyntää sekä jakaa tietoa oma-aloitteisesti.

Merkittävä osa viestinnän asiantuntijan työstä onkin henkilöstön sekä johdon valmennus ja tuen tarjoaminen. Sen mahdollistaminen, että koko henkilöstö hallitsee käytössä olevat viestintätyökalut ja ymmärtää, miksi, miten, missä ja mistä työyhteisössä viestitään.

Tasavertainen mahdollisuus viestiä synnyttää organisaatioon aitoa dialogia; jokainen voi esittää näkemyksiä, osallistua keskusteluun, ideointiin ja ongelmien ratkomiseen. Syntyy kokemus merkityksellisyydestä työyhteisössä.

2. Strategian jalkauttaja

Monologillekin on paikka silloin, kun tarvitaan yksiselitteistä ohjeistamista esimerkiksi koronavirustilanteen kaltaisissa kriiseissä. Organisaation strategian jalkautus on toinen esimerkki merkityksellisestä asiasta, joka vaatii keskustelun johtamista.

Viestinnän asiantuntija tuntee organisaationsa strategian ja arvot kuin omat taskunsa. Hän näyttää esimerkkiä ja toteuttaa myös työyhteisöviestintään strategian, mittarit ja tavoitteet.

3. Kuuntelija ja odotusten hallitsija

Kuuntelun avulla seurataan organisaatiossa tapahtuvia asioita, jotta niihin voidaan reagoida. Ja mielellään ajoissa. Työyhteisön jäsenillä on – aivan kuten asiakkaillakin – odotuksia organisaatiotaan kohtaan, esimerkiksi sen arvoihin, menestykseen tai ilmapiiriin.

Kuuntelu eli luotaus on tietojen keräämistä, oppimista työyhteisön jäseniltä, tarpeiden tulkitsemista ja sisältöjen kriittistä arviointia. Käytännössä sitä voi tehdä esimerkiksi seuraamalla keskusteluja, tutustumalla toisiin tai työpajojen kautta.

4. Kulttuurin rakentaja

Työyhteisöviestijän etuoikeus on olla mukana rakentamassa luottamukseen perustuvaa kulttuuria yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa. Avoimella vuorovaikutuksella on merkittävä rooli siinä, että syntyy yhteen hiileen puhaltamisen kokemus.

Onnistunut työyhteisöviestintä luo hyvinvoivaa organisaatiota – ja tällaisessa organisaatiossa tiedonetsinnästä ja sen jakamisesta myös ulospäin tulee luonnollinen osa työtä. Tässäpä onkin loistava ponnahduslauta myös ulkoiselle viestinnälle.

Viisaan kollegani sanoin: ei riitä, että kakku on päältä kaunis. Sen on myös maistuttava hyvältä.

Lukuvinkki: jatka perehtymistä nykypäivän viestintäkenttään ja työyhteisöviestintään viestinnän emeritaprofessori, dosentti Elisa Juholinin (2017) ”Communicare! Viestinnän tekijän käsikirja” -teoksen avulla, jonka ajatusten pohjalta tämäkin blogiteksti sai tulta alleen.

Kirjoittaja: Jenni Westerholm

Kirjoittaja Jenni Westerholm on viestinnän asiantuntija ja elämänturvaaja LähiTapiolassa. Hän on intohimoinen viestijä ja valmentaja, joka työskentelee erityisesti työyhteisöviestinnän ja Elämänturvalähettiläs-valmennusohjelman parissa. Hän osallistui Inforin Viestinnän asiantuntijan koulutusohjelmaan keväällä 2020.